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miércoles, 30 de septiembre de 2009

EL DERECHO DE LOS CIUDADANOS DE OBTENER COPIAS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONSTAN EN LOS ARCHIVOS Y REGISTROS ADMINISTRATIVOS


EL DERECHO DE ACCESO A LOS ARCHIVOS Y REGISTRO PARA OBTENCION DE COPIAS:

A) Se establece en el art. 105.b) de la Constitución Española como derecho de los ciudadanos: “El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”.

Dicha regulación se ha realizado por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que regula en el artículo 35,a) y h) como derechos de los ciudadanos: “A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos” y, “al acceso a los registros y Archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes”.
Y el art. 37.1 de la ley 30/1992, regula el derecho de acceso a archivos y registros: “Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud”.

El derecho de acceso a los registros y documentos administrativos constituye un derecho de los ciudadanos que la sentencia del TS de 14 de noviembre de 2000 ha calificado de tercera generación, determinando que está enraizado en el principio de transparencia administrativa, respondiendo a una nueva estructuración de las relaciones entre la Administración y los ciudadanos. El art. 105 b) CE, que manifiesta su valor sustantivo en aplicación de la fuerza normativa directa de la Constitución, siendo aplicable directamente sin necesidad de esperar a su desarrollo legislativo, como ha precisado la sentencia del TC 18/1981, de 8 de junio, no obstante, se ha desarrollado con carácter básico en el art. 35 h) de la LRJAP y PAC 30/1992 que establece el derecho de los ciudadanos a acceder a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes, correlacionándose con el art. 37 Ley 30/92; y las leyes de colegios profesionales.

El derecho de acceso a los Registros y Archivos conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Esto exige que el derecho de acceso se individualice en relación a los concretos datos a los que se pretende tener acceso, como ya han precisado las sentencias del TS de 30-3-1999 y de 14-11-2000.

B) Dicho derecho de acceso y obtención de copias se ha desarrollado por el Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano (BOE 55/1996, de 4 de marzo de 1996).

Pues la información administrativa es un cauce adecuado a través del cual los ciudadanos pueden acceder al conocimiento de su derechos y obligaciones y a la utilización de los bienes y servicios públicos. Dicha información podrá ser general o particular.

b.1). La información general:

1. Es la información administrativa relativa a la identificación, fines, competencia, estructura, funcionamiento y localización de organismos y unidades administrativas; la referida a los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que los ciudadanos se propongan realizar; la referente a la tramitación de procedimientos, a los servicios públicos y prestaciones, así como a cualesquiera otros datos que aquellos tengan necesidad de conocer en sus relaciones con las Administraciones públicas, en su conjunto, o con alguno de sus ámbitos de actuación.

2. La información general se facilitará obligatoriamente a los ciudadanos, sin exigir para ello la acreditación de legitimación alguna.

3. Cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información de carácter general deberá ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento.

4. Se utilizarán los medios de difusión que en cada circunstancia resulten adecuados, potenciando aquellos que permitan la información a distancia, ya se trate de publicaciones, sistemas telefónicos o cualquier otra forma de comunicación que los avances tecnológicos permitan.

b.2). La información particular:

1. Es la concerniente al estado o contenido de los procedimientos en tramitación, y a la identificación de las autoridades y personal al servicio de las Administración General del Estado y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos. Esta información sólo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento o a sus representantes legales de acuerdo con lo dispuesto en los arts. 31 y 32 de a Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. Igualmente podrá referirse a los datos de carácter personal que afecten de alguna forma a la intimidad o privacidad de las personas físicas. La información sobre documentos que contengan datos de esta naturaleza estará reservada a las personas a que se refieran con las limitaciones y en los términos establecidos en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, y en el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

C) LIMITES A LA OBTENCIÓN DE COPIAS: Aunque los ciudadanos no tienen un tiene un derecho genérico a solicitar copia de forma indiscriminada de cualquier procedimiento, resolución o expediente administrativo que no le afecte personalmente.

Los límites establecidos son muy claros; que tales documentos, o expedientes ya existe o esté tomado en la fecha de la solicitud, que no se trate de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas, y si se trata de "documentos de carácter nominativo" que sin incluir datos pertenecientes a la intimidad de las personas, no tengan carácter sancionador o disciplinario, siempre que se ostente y se acredite un interés legítimo y directo. Excepcionalmente este derecho podrá ser limitado, siempre en el caso concreto, cuando prevalezcan razones de interés público, o intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una ley, pero estableciendo como garantía la necesidad de dictarse por el órgano competente una resolución motivada.

Sin olvidar los limites derivados de las normas generales de procedimiento y de los principios de proporcionalidad, racionalidad y buena fe a que debe sujetarse el ejercicio de todo derecho.

Por tanto, los ciudadanos no tienen un derecho genérico a obtener de forma indiscriminada fotocopias o copias legitimadas de los documentos que constan en los archivos de las administraciones o corporaciones de derecho público, debiendo realizarse consultas individualizadas, sin que se puedan admitir peticiones genéricas, sin identificación del expediente, resolución o documento concreto, y sin concretar las razones que motivan la solicitud. Máxime cuando el art. 37.7 de la ley 30/1992, establece que: “El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias”.
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